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廣東省房地產行業協會印章、文件管理制度

作者: 來源:廣東省房地產行業協會 時間:2015-02-09

 

  第一條為確保本會各項工作規范、高效、優質,依據《廣東省行業協會條例》和《廣東省房地產行業協會章程》制定本制度。
  第二條秘書長是本會印章、文件管理的負責人,秘書處是印章、文件管理的責任部門,各部(室)依照本管理制度履行職責。
  第三條秘書處行文使用兩個文號,即“粵房協”和“粵房協秘”;“粵房協”適用于以協會名義發出的文件,包括上行文、對會員單位等的正式文件,該文號需加蓋協會印章。“粵房協秘”是以秘書處的名義發出的文件,主要是各部(室)具體業務工作文件和秘書處的內部事務管理文件等,該文號需加蓋秘書處印章。
  第四條各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核,報會長或秘書長批示簽發,并負責文件的文號編發、承印等工作。
  第五條以“粵房協”發出的各類文件需經本會會長簽發,以“粵房協秘”發出的各類文件需經本會秘書長簽發。
  第六條行文執行登記制度,由秘書處專人負責。
  第七條各類文件行文需使用《廣東省房地產行業協會行文呈批表》。
  第八條各級單位的來文來函或網上下載的各類文件,由秘書處負責接收、登記、呈批和歸檔。
  第九條秘書處根據來文來函的保密等級填寫《廣東省房地產行業協會文件傳閱處理表》,報秘書長或協會領導閱批。
  第十條每年協會或秘書處行文或收文應在當年底按時間順序裝訂成冊,標識后歸檔保存。
  第十一條協會的印章和業務專用章實行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
  第十二條秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄,并設專人負責此項工作。
  第十三條“廣東省房地產行業協會”、“廣東省房地產行業協會秘書處”印章使用的審批權限。
  第十四條協會財務專用章由本會主管會計負責保管,按有關財務管理的規定使用印章。
  第十五條印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章,并不得帶離本會辦公場所。
  第十六條本會授權委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等,由專人保管,經會長批準后開具,并留底備查。
  第十七條本制度經理事會審議通過后生效,由理事會解釋。

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